15.02.22
Dokumente digital aufbewahren
Welcher Unternehmer träumt nicht davon: Anstatt Ordner mit Rechnungen, Lieferscheinen oder Kundenakten in Regalen zu stapeln, liegen alle Dokumente digital auf einem Server.
Akten digital und papierlos zu archivieren ist nicht nur für große Unternehmen ein Thema. Auch für kleine und mittlere Betriebe gibt es interessante Lösungen. Wer sich informiert, stolpert schnell über die Begriffe elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement. Gibt es da einen Unterschied?
Nur archivieren oder die Dokumente auch managen?
Bei der elektronischen Archivierung geht es darum, Akten, Rechnungen, Lieferscheine und andere Dokumente künftig in digitaler Form und nicht mehr auf Papier aufzubewahren. Dabei müssen die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" eingehalten werden. Die GoBD beschreiben, welche gesetzlichen Vorgaben für die IT-gestützte Buchführung gelten. Das sind unter anderem Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen.
Ein Beispiel: Lieferscheine werden eingescannt, mit einem Code versehen und abgelegt. Dabei unterstützt intelligente Software das Codieren und Ablegen, so dass diese Abläufe mit einem Mausklick möglich sind. Die Lieferscheine sind nun digital erfasst, für alle zugänglich und müssen nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden.
Genauso könnte man mit Rechnungen verfahren. Bezahlte Rechnungen einscannen und schon sind diese elektronisch archiviert. Möchten Sie jedoch den kompletten Bearbeitungsprozess einer Rechnung digitalisieren, spricht man vom Dokumentenmanagement.
Ein Beispiel: Nach dem Eingang einer Rechnung muss diese erfasst, zugeordnet, freigegeben, kontiert, bezahlt und abgelegt werden. Häufig ist mehr als eine Person für diese einzelnen Arbeitsschritte zuständig. Mit der passenden Software kann die Rechnung gleich nach dem Eingang eingescannt und digital an die jeweiligen Mitarbeiter zum Bearbeiten weitergereicht werden. Schnellere Bearbeitungszeit, Transparenz für alle Mitarbeiter und weniger Platzbedarf sind die Vorteile.
Ihr Einstieg in die digitale Büroumgebung
Viele Unternehmen starten mit einer einfachen Archivierung und entwickeln ihre digitalen Arbeitsprozesse Stück für Stück weiter. Mit unsere DocuWare-Analyse bieten wir Ihnen den passenden Einstieg und erarbeiten die passende Lösung für Sie.
Um den Weg zur Digitalisierung zu erleichtern scannen wir auch Ihre alten Dokumente für Sie ein.
Auch schon an das externe Backup gedacht?
Mit dem Bremen BackUp bieten wir ausreichend Speicherplatz in einem modernen Rechenzentrum in Bremen.